🟦 1. El desafío
El Instituto Aprehender gestionaba manualmente sus procesos administrativos en un archivo de Google Sheets compartido entre tres usuarios.
Se trabajaba con dos bases de datos separadas: una para pagos y otra para alumnos/cursos, lo que generaba duplicaciones, errores frecuentes y dificultaba el seguimiento del historial de cada estudiante.
🟩 2. La solución implementada
Desde Asocia Consultora, desarrollamos un sistema integral utilizando Google Sheets y Google Apps Script, adaptado al flujo interno del Instituto, que permitió:
- ✅ Crear un formulario de carga unificado, para registrar inscripciones y pagos desde un solo punto
- ✅ Programar funciones en Apps Script que:
- Derivan los datos automáticamente a una Base de Datos General
- Distribuyen la información por curso y por alumno
- Generan el historial de pagos por estudiante en hojas individuales
- ✅ Construir tablas dinámicas para el seguimiento de cobros por curso, por mes y por modalidad
- ✅ Eliminar la carga duplicada
📈 3. Resultados concretos
- ⏱️ Reducción del 60% del tiempo operativo mensual
- 📂 Consolidación de toda la gestión en un solo archivo inteligente
- 👨🏫 Mejor visibilidad del historial de pagos de cada alumno
- 🔄 Sistema escalable para nuevos cursos o ciclos académicos
- 👥 Capacitación al personal del instituto para su uso
